Kunsten at planlægge

Af Hans Juel

Det er let at lave en tidsplan – det er straks sværere at få den til at virke.

En tidsplan kan være et juridisk dokument i en leverance.

Den kan også være en hensigtserklæring.

I virkeligheden er den et samarbejdsværktøj.

Den kan bruges til at få folk til at arbejde seriøst med at overholde det, de lover.

Meget få mennesker føler ligegyldighed over for noget, de har lovet.

Har man selv ansvaret for en del af en tidsplan, er der ikke noget til hinder for, at man laver en mere detaljeret tidsplan for ens egne arbejder. Det giver indflydelsesmuligheder på andres dele af tidsplanen eller i det mindste muligheden for et samarbejde.

Efter selv at have arbejdet med tidsplaner igennem mange år, er jeg på det seneste gået over til at få andre til at forstå mulighederne i værktøjet. Det har været vanskeligere end jeg troede: At få en tidsplan til at gå fra et stykke papir med ord og streger til at være nøglen i processen.

Man kan jo godt sige, at ledelse er en vanskelig ting. Men bortset fra, at nogen mener, det skulle være karismatikerens kunstart, er det et håndværk, man kan lære. Det indebærer blot villigheden til at være et minut foran.

Det er her vanskeligheden kommer ind.

Med Storm P's ord ”Det er svært at spå – især om fremtiden” - så går ens ønsker kun i opfyldelse, hvis man tager ansvar for dem.

Det er især svært at se ind i fremtiden, når man mangler viden eller erfaring i det, der skal planlægges og udføres. En uvirkelig tidsplan bliver ikke brugt – og så forsøger man at snakke eller betale sig ud af det.

En anden besværlighed ligger i at mennesker ikke altid ser virkeligheden ens. Det ved de, der har arbejdet under lidt sydligere himmelstrøg. Den enighed, man tror, man har, ser alt for ofte anderledes ud, når tingene skal materialisere sig i den fysiske verden.

Så vi har også et kommunikationsproblem.

For at gøre det muligt at følge en tidsplan kræver det, at man organiserer. Når det ikke sker, er det oftest, fordi der mangler forståelse i, hvad det faktisk indebærer at organisere.

Og så bliver det svært at udnytte sin handlekraft optimalt og ender med at blive irriteret.

Et af de største problemer ligger dog i at kunne se tingene for sig eller evnen at skabe de nødvendige billeder ud fra de forudsætninger, der foreligger.

Når de store selskaber inden for byggebranchen ikke tjener penge i en opgangstid ligger problemets løsning ikke i at tage mere for ydelserne.

Det ligger i at blive bedre til at tage ansvaret og styre tingene.

Det er ikke populært at sige det så lige ud, men nøglen til succes ligger i ovenstående og det kan læres.